Vous avez démarré votre formation, et au bout de quelques minutes, un apprenant se présente en retard.
Comment réagir ? Faut-il le laisser entrer ? Le sermonner ? L’ignorer ?
L’arrivée d’un retardataire interrompt la dynamique de votre intervention et peut être source de distraction pour vous et vos élèves.

Que l’apprenant ait une excuse valable ou non justifiant son retard, nous allons vous donner quelques astuces pour bien gérer la situation.

1/ Soyez vous-même à l’heure
« Faites ce que je dis, ne faites pas ce que je fais », dit le proverbe.
Votre crédibilité risque d’en pâtir si vous arrivez en retard et que vous demandez aux apprenants d'être à l'heure. Vous devez être exemplaire et parfaitement ponctuel.
Lorsque vous commencez votre formation en retard, vous encouragez les élèves à faire de même en retour.

2/ Fixez les règles en amont
Avant le début de la formation, précisez aux apprenants votre « politique en matière de retards ».
Par exemple vous pouvez indiquer qu’en cas de retard, ils devront attendre la pause avant de pouvoir intégrer votre cours.
Expliquez pourquoi la ponctualité est importante et comment elle affecte le reste de la classe. Appliquez vos règles à tous les apprenants sans favoritisme.

3/ Veillez à bien préciser l’horaire et le lieu de la formation
Qui n’est pas arrivé 10 minutes en avance mais a passé 15 minutes à chercher ce maudit « bâtiment B » ?
Cela peut paraitre évident, mais il faudra vous assurer de bien avoir communiqué l’heure de début de formation et le lieu où celle-ci se déroulera.
S’il s’agit d’un lieu que l’apprenant ne connait pas, il faudra lui indiquer les éléments lui permettant de trouver facilement. S’il y a plusieurs bâtiments, vous pourrez également joindre un plan d’accès pour faciliter l’orientation.

4/ Débutez avant l’heure officielle de démarrage par un jeu ou une activité
C’est ce que nos amis anglo-saxons appellent un « unofficial start » !
Particulièrement utile si votre formation dure plusieurs jours.
Avant l’heure du début officiel de votre formation, démarrez une activité amusante pour engager les personnes déjà présentes, en attendant que les autres arrivent.
Cette stratégie vise non seulement à motiver les gens à se présenter à l'heure voire avant l’heure les jours suivants, mais aussi à interagir et se divertir, et offre à votre groupe des opportunités de construire et de renforcer les relations.
Démarrer la journée par un brise-glace ou un jeu permet de créer une énergie positive.
Les démarrages non officiels amplifient la productivité du temps d’attente qui serait autrement perdu.

5/ Sortez votre botte secrète !
Plutôt que de punir ou pénaliser les apprenants en retard, le but est de les motiver à être à l’heure.
Astuce : Démarrez avec un ice breaker en demandant à chacun des participants de noter sur un morceau de papier sa chanson préférée. Puis indiquer que « tout retardataire sera invité à chanter son titre en cas de retard ».
Effet anti-retardataire garanti !

💡 Retrouvez cette botte secrète : un tableau blanc prêt à l’emploi dans Opendo : « Session Anti-retardataire » et en vidéo ici.

6/ Faites émarger à une heure précise
Cela doit être indiqué sur votre programme. C’est particulièrement utile dans les formations dans lesquelles les absences peuvent être notifiées voire sanctionnées. Le retardataire sait que sans cet émargement en temps et en heure, il sera pénalisé. Une bonne raison pour le retardataire d’arriver à l’heure.

Bon à savoir : Opendo vous permet de générer une feuille de présence horodatée avec l’activité « Présence ».

7/ Faites prendre conscience au retardataire qu’il pénalise les autres apprenants
Un apprenant en retard à la reprise de votre intervention (par exemple après une pause) va d’une part déranger ses camarades en interrompant le cours, mais également créer chez eux un énervement voire un sentiment de manque de respect à leur égard si ses retards sont répétitifs.
Pour le bien du groupe, le vôtre ainsi que celui de l’apprenant, il est impératif de lui en faire prendre conscience.

8/ Attendez que le retardataire s’installe avant de continuer votre formation
Lorsqu’un élève arrive en retard, cessez toute activité et arrêtez de parler le temps qu’il s’installe.
Demandez-lui de vous indiquer son prénom et son nom, et montrez-lui que vous en prenez note.
Si un des élèves était en train de parler, interrompez-le poliment en lui précisant que vous allez attendre que la personne en retard s’installe avant de continuer.
Cela provoquera une gêne chez le retardataire qui sentira tous les regards portés sur lui, et limitera le risque de retards ultérieurs d’autres apprenants.
Astuce : Un élève en retard doit prendre place sans faire de bruit. Laissez quelques chaises vides proche de la porte ou dans le fond de la salle pour qu’il puisse s’installer rapidement.

9/ Donnez envie d’avoir envie : frustrez les absents !
Appliquez les techniques du fameux FOMO : cherchez l’engagement rapide de vos participants et leur présence dès les premières minutes. Par exemple, « Soyez à l’heure demain matin, je vous donne les 5 tips qui changeront votre vie ! » ou encore : « Demain matin à 10h, je donne les résultats de votre test ! et retire 2 points aux absents »

Comme nous l’avons vu, au-delà de sanctionner purement et simplement leur arrivée tardive, l’idéal est de faire prendre conscience aux apprenants de ce qu’ils vont rater en arrivant en retard.